Афідевіт у нотаріуса: коли потрібен, що засвідчує і як оформити у 2026 році

Що таке афідевіт

Афідевіт — це письмова урочиста заява про наявність або відсутність певних фактів чи подій, які мають юридичне значення. Людина викладає ці факти від свого імені, ставить підпис, а нотаріус засвідчує справжність цього підпису — тобто те, що заяву підписала саме ця особа.

Найчастіше Афідевіт потрібен за кордоном. Іноземна установа просить підтвердити обставину, для якої в Україні немає окремого документа встановленої форми: сімейний стан, місце проживання, утримання дитини, родинні зв'язки, джерела фінансування, досвід роботи. Замість довідки, яку нікому видати, особа подає власну заяву під підпис, засвідчений нотаріально.

Друга типова ситуація — документ існує, але його неможливо легалізувати чи апостилювати. Наприклад, друкована електронна довідка з реєстру без печатки й підпису або документ, який не підпадає під дію Гаазької конвенції. Тоді факт із такого документа переносять в афідевіт, і вже афідевіт отримує апостиль.

Чим афідевіт відрізняється від заяви, довідки та заповіту

Заява — ширше поняття: це будь-яке звернення або повідомлення. Афідевіт — її окремий вид: урочиста заява про факти, яка зазвичай адресована іноземній установі й має відповідну структуру — вступ, виклад фактів, підпис, посвідчувальний напис нотаріуса.

Довідку видає установа, яка володіє інформацією: РАЦС, реєстр, роботодавець, банк. Афідевіт видає сама людина під власну відповідальність. Саме тому іноземні установи ставляться до нього як до заяви сторони, а не як до офіційного підтвердження з реєстру.

Заповіт — одностороннє розпорядження майном на випадок смерті, яке нотаріус посвідчує як правочин. Афідевіт не створює, не змінює і не припиняє прав на майно: це лише засвідчена заява про обставини.

Практичний висновок: якщо є можливість отримати офіційний документ — спочатку беруть документ. Афідевіт — інструмент для випадків, коли такого документа не існує або його неможливо легалізувати.

Що нотаріус засвідчує, а що засвідчувати не має права

Засвідчення справжності підпису на афідевіті належить до нотаріальних дій за статтею 34 Закону України «Про нотаріат». Нотаріус перевіряє особу, переконується, що людина розуміє зміст документа, і ставить посвідчувальний напис. При цьому він не перевіряє правдивість викладених фактів — це принципова межа нотаріальної дії.

Є обмеження, про яке варто знати до візиту. Нотаріус не засвідчує підпис на документі, у якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органу: час народження, шлюбу чи смерті, наявність хвороби або інвалідності, право власності на майно.

Виняток — якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави. Тобто для іноземної установи такий підпис засвідчити можна, для української — ні. Саме на цьому винятку тримається вся практика афідевітів для закордону.

Тому формулювання в афідевіті має бути точним: не «підтверджую, що народився», а «повідомляю, що народився тоді-то, на підтвердження додаю свідоцтво». Факт підтверджує документ-додаток, а не текст заяви.

У яких випадках афідевіт вирішує проблему

• Довідка про сімейний стан або про те, що особа не перебуває у шлюбі, — для візи, імміграції, одруження за кордоном.
• Підтвердження місця проживання, коли реєстрація не відображає фактичного стану.
• Підтвердження утримання дитини або родинних зв'язків для іноземних соціальних служб.
• Джерела фінансування — для банків, університетів, візових центрів.
• Досвід роботи або характер діяльності, коли трудова книжка не приймається.
• Ситуації, коли документ неможливо легалізувати або апостилювати: електронні довідки без печаток, документи невстановленої форми.

Як оформити афідевіт: покроково

1. Уточніть у установі, яка приймає документ, точні вимоги: мову, формулювання, потребу в апостилі чи легалізації, вимоги до додатків.
2. Підготуйте текст заяви. Його можна скласти самостійно або замовити правову допомогу; нотаріус оформлює заяву на спеціальному бланку.
3. Зберіть документи-додатки: свідоцтва, довідки, витяги, квитанції, фотографії, листи.
4. Прийдіть до нотаріуса з паспортом та додатками. Нотаріус перевіряє особу, зачитує текст, ви підписуєте заяву в його присутності.
5. Отримайте засвідчений афідевіт із посвідчувальним написом, у якому зазначена наявність додатків.
6. За потреби зверніться по апостиль або консульську легалізацію.

Які документи взяти з собою

Обов'язковий мінімум — паспорт або інший документ, що посвідчує особу, передбачений законом про Єдиний державний демографічний реєстр. Для іноземця — паспорт іноземця або посвідка на проживання.

Далі — усе, що підтверджує факти із заяви: свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб або його відсутність, довідка з місця роботи, виписка з банку, витяг з реєстру, фотографії, квитанції, листування. Ці документи підшиваються перед афідевітом і перелічуються в посвідчувальному написі.

Якщо документ складений іноземною мовою або призначений для іноземної установи, може знадобитися засвідчений переклад. Переклад засвідчується окремою нотаріальною дією.

Навіщо підшивати додатки

Іноземні установи часто вимагають, щоб до урочистої заяви долучалися документи на підтвердження викладених фактів. Правила нотаріального діловодства передбачають форми посвідчувальних написів про засвідчення справжності підпису на афідевіті з додатками — і наявність додатків обов'язково застерігається в написі.

Практично це означає: якщо додатки є, але в написі про них не згадано, іноземна установа може вважати, що документ подано без підтверджень. Тому перелік додатків перевіряють до підписання, а не після.

Скільки коштує афідевіт

Окремої єдиної ціни немає. Державний нотаріус справляє державне мито за вчинення нотаріальної дії та плату за додаткові послуги правового й технічного характеру. Приватний нотаріус визначає розмір плати за домовленістю з особою — так встановлено статтею 31 Закону «Про нотаріат».

Апостиль оплачується окремо. За документами, оформленими нотаріусами, апостиль ставить Міністерство юстиції України; розмір плати встановлено окремим наказом, і він не входить у вартість нотаріальної дії.

Апостиль і легалізація: що робити після нотаріуса

Афідевіт, складений в Україні, для використання за кордоном потребує легалізації. Для країн — учасниць Гаазької конвенції 1961 року це апостиль: штамп, який засвідчує справжність підпису нотаріуса та відбитка печатки.

Загальний строк проставлення апостиля — до двох робочих днів. Якщо потрібно отримати зразок підпису чи печатки або перевірити документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, строк може зрости до двадцяти робочих днів.

Для країн, які не приєдналися до конвенції, діє консульська легалізація: документ проходить засвідчення в Міністерстві юстиції, потім у Міністерстві закордонних справ, а далі — в консульстві відповідної держави.

Помилки, через які документ не приймають

• Факт викладено так, що його ніби підтверджує нотаріус, а не заявник.
• Немає додатків, хоча установа їх вимагає, або додатки не згадані в написі.
• Текст складено мовою, якої не приймає адресат, і немає засвідченого перекладу.
• Заява містить виправлення, дописки або надрукована з помилками в іменах і датах.
• Апостиль поставлено на переклад, а не на сам афідевіт, коли вимога інша.
• Документ адресовано українському органу, хоча обставини належать до виключної компетенції державного органу.

Афідевіт для іноземних установ: особливості формулювань

Кожна країна має власні вимоги. Одні установи просять заяву від першої особи з формулою «під мою особисту відповідальність», інші — довідковий виклад без згадки про відповідальність. Деякі вимагають, щоб у тексті була вказана мета подання.

Тому перед складанням тексту варто отримати від адресата зразок або перелік вимог. Універсального формулювання немає: невдала фраза коштує повторного візиту до нотаріуса й нової оплати.

Якщо афідевіт складається для кількох установ одночасно, краще зробити окремі документи під кожну вимогу. Один універсальний текст часто не проходить жодної перевірки.

Афідевіт і довіреність: у чому різниця

Довіреність — це письмове уповноваження однієї особи іншій на вчинення дій від свого імені. Афідевіт не уповноважує нікого: він фіксує заяву самої особи про факти. Тому замінити одне документа іншим неможливо.

На практиці їх часто плутають, коли людина не може прийти до нотаріуса особисто й просить когось «оформити за неї». Підпис на афідевіті засвідчується лише в присутності заявника, тому представник може хіба що подати документи або отримати готовий афідевіт за довіреністю.

Якщо ж потрібно, щоб інша людина діяла від вашого імені в іноземній установі, оформлюють довіреність — окремий документ із власними вимогами до змісту й обсягу повноважень.

Часті питання